Bereits im Mai 2019 ist durch den EuGH (Europäischer Gerichtshof) die Pflicht zur Zeiterfassung entschieden worden. Am 13.09.2022 folgte nun das BAG (Bundesarbeitsgericht; Beschluss Az. 1 ABR 22/21) und kam dem Gesetzgeber (Bundestag) zuvor. Das BAG hat entschieden, dass die vom EuGH vorgegebene Pflicht der Arbeitgeber zur systematischen Arbeitszeiterfassung bereits jetzt für alle deutschen Unternehmen gilt! Dies ergibt sich aus dem EU-Recht des § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz. Viele Unternehmen stehen nun in der Pflicht, schnell und präzise eine passende Lösung einzuführen.

Aus der Pflicht eine Chance zu machen und höheren Mehrwert und Nutzen für betriebliche Zwecke zu gewinnen, bietet sich jetzt geradezu an. Viele Handwerks- und Dienstleistungsunternehmen, die täglich mobil unterwegs sind und vor Ort bei namhaften Unternehmen und Organisationen ihre Arbeit leisten, sind häufig schon aus Compliance-/Rechtmäßigkeitsgründen gebenüber Auftraggebern verpflichtet alle Regelungen einzuhalten. Hierzu gehören u.a. das Mindestlohngesetz (MiLoG), im Bausektor die steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung und das Lieferkettengesetz.

Die Zeiterfassung kann gleich als Leistungsnachweis gegenüber Kunden dienen und somit zur Rechnungsstellung. Ebenso können organisatorische Gründe für ein moderne Lösung per Apps sprechen: Geschäftsprozesse können optimiert, Kommunikations- und Kollaborationslösungen stehen zur Verfügung und das Wesentliche lässt sich einfach und schnell im Blick behalten. Somit kann eine Zeiterfassungs-App ein zentrales Instrument eines jeden Dienstleistungsunternehmens werden.

Zeiterfassung per Stundenzettel, Excel-Vorlage oder doch lieber digital

Die einfachste Form ist die manuelle Erfassung der Arbeitszeit auf Stundenzetteln oder durch Eingabe in eine Excel-Tabelle. Doch diese Art der Zeiterfassung birgt ein hohes Fehlerpotenzial und ist zeitaufwendig sowie unterwegs kaum möglich. Die Daten müssen mühsam manuell in andere Systeme wie beispielsweise in die Entgeltabrechnung oder Rechnungstellung übertragen werden. Zudem lassen sich die erfassten Daten nachträglich verändern oder können von Unbefugten leicht eingesehen werden.

Daher sind mobil organisierte Unternehmen gut beraten, ihren Mitarbeitern eine digitale Lösung zur Zeiterfassung an die Hand zu geben, mit der sie ihre Arbeitszeiten selbständig über das Smartphone, Tablet oder den PC erfassen können. So ist gewährleistet, dass Zeiten vollständig dokumentiert und leserlich sind. Außerdem können sie gezielt Kunden und Projekten zugeordnet werden, was die spätere Auswertung wesentlich vereinfacht. Zeiterfassungssoftware oder -Apps synchronisieren die Arbeitszeiten automatisch im System und erinnern auch die Mitarbeiter daran, ihre Zeiten einzutragen. Allein dadurch, dass nichts mehr händisch ins System eingetragen werden muss, werden einige Arbeitsschritte gespart. Die Daten laufen in der Regel an einem zentralen Ort zusammen und können von der Administration sofort ausgewertet und weiterverarbeitet werden. Zeiterfassungen liegen tagesgenau vor, zeitaufwändige und nervenraubende Monatsendaktivitäten gehören der Vergangenheit an.

Zeiterfassungssoftware nach Bedarf 

Es gibt viele Anbieter auf dem Markt der mobilen Zeiterfassung. Daher lohnt es sich für Dienstleistungsunternehmen im Vorfeld zu überlegen, welche Funktionen sie benötigen und kombinieren möchten. Dies ist wiederum von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und der Branche abhängig bzw. von möglicherweise bereits bestehenden Systemen. In der Gastronomie reicht in der Regel ein System zur reinen Arbeitszeiterfassung aus, wohingegen im Handwerk oder Baugewerbe oftmals auch Tätigkeitserfassungen, Fahrten zum Kunden oder zur Baustelle sowie Notfall-Dispositionen notwendig sind. Hierfür bieten sich dann umfassendere Softwarelösungen an, die die relevanten Daten erfassen.

Beispiel: Seit 2010 mehrfach prämierte App _ArealPilot 360°_ für Android von Arealcontrol

Diese App erfüllt gleich mehrere Funktionen in beliebigen Branchen. Die mobile Zeiterfassung umfasst flexibel und betrieblich definierte Tätigkeiten, wo sie anfallen, z.B. Fahren, Pause, Wartung, Service, Tanken, Laden, Abladen, Zoll, Warten usw. Im Telematik-Portal werden pro Kunde die gewünschten Tätigkeiten definiert, die automatisch auf alle Apps für alle Personen synchronisiert und dann in der App wählbar werden, einfach per Touch-Button und