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CBW meistert Digitalisierung mit der integrierten Softwarelösung VIA-S

Auf die persönliche Entwicklung, die selbstbestimmte Teilhabe und die Lebensqualität der Mitarbeiter legt die Caritas Betriebs- und Werkstätten GmbH (kurz CBW) großen Wert: "Soziale Kompetenz, Selbstbestimmtheit, Selbstwertgefühl und Lebensqualität rücken in den Mittelpunkt."

Seit 1999 unterstützt DOBRICK + WAGNER die CBW in Eschweiler mit der umfassenden Softwarelösung "VIA-S" diesen Leitspruch umzusetzen; mit schlanken Prozessen und überall schnell und einfach verfügbaren Informationen für alle Mitarbeiter. Damit die Zeit für das Wesentliche genutzt werden kann - Den Menschen.

Persönlichkeitsunterstützende Teilhabe ermöglichen
Spannende und herausfordernde Aufgabengebiete in 20 verschiedenen Arbeitsbereichen - Die CBW bietet für jeden Betreuten ein individuelles Umfeld. Von der Schreinerei oder Metallverarbeitung, über Bürodienstleistungen oder Druckerei bis hin zur Arbeit an der frischen Luft im Garten- und Landschaftsbau; bei der Auswahl des Arbeitsbereichs werden die besonderen Wünsche der Menschen mit Behinderung berücksichtigt. Besonders stolz ist die Werkstatt auf die Bereiche Automotive und Medizinprodukte, speziell der Reinigung und Sterilisierung medizinischer OP-Geräte.

Seit 1999 setzt die Einrichtung in ihren sieben Werkstätten die Softwarelösung VIA-S ein. Egal ob neue Herausforderungen durch das Bundesteilhabegesetz (BTHG) oder Anpassungen in der Entgeltabrechnung für Menschen mit Behinderung - die CBW kann sich auf die spezialisierte Lösung verlassen und sich um die persönlichkeitsunterstützende Teilhabe ihrer Beschäftigten kümmern.

Spezialisierung von der Auftragsbearbeitung bis hin zum Rechnungswesen
Die eingesetzte Softwarelösung hat sich über viele Jahre bei der CBW bewährt. VIA-S ist vor allem auf die Anforderungen der Eingliederungshilfe abgestimmt, so dass Verwaltungsprozesse 1:1 und mit möglichst geringem Aufwand abgebildet werden können. Allgemeine ERP-Anbieter können das nicht leisten, weiß Lars Rausch, Leiter des Finanz- und Rechnungswesens.
Umso erfreuter sind die Mitarbeiter der CBW, dass sie mit DOBRICK + WAGNER einen IT-Dienstleister gefunden haben, der die Besonderheiten kennt und in der Softwarelösung abbildet. "Wenn neue Anforderungen beispielsweise durch das Bundesteilhabegesetz auf uns zukamen, brauchten wir nicht erst bei einem Softwarehaus anfragen und die Problemstellung umfangreich beschreiben", erklärt Lars Rausch. "In VIA-S wurden automatisch Änderungen umgesetzt und Lösungsmöglichkeiten vorgeschlagen."

Dem stimmt auch Aline Scholl zu, Leiterin der Beschäftigtenverwaltung sowie Controlling: "Im Werkstattbereich setzen wir seit kurzem die VIA-S Teilzeitsteuerung ein. Dadurch können wir individuelle Betreuungszeiten in den Klientenstammdaten hinterlegen. Die Auswirkungen in der Lohn- und Leistungsabrechnung berücksichtigt VIA-S ohne Mehraufwand." Durch die Integration der Leistungsabrechnung und der WfbM-Lohnabrechnung wirken sich Teilzeitbetreuungen in VIA-S beispielsweise auf Abwesenheiten, Urlaubsanspruch, die Essensverwaltung oder den anteiligen Steigerungsbetrag im Lohn aus.

Komplexe Anforderungen übersichtlich umsetzen
Informationen müssen zentral zur Verfügung gestellt werden und je nach Berechtigung für jeden Mitarbeiter sofort zugänglich sein. Die Zugriffsrechte waren in der Vergangenheit jedoch unübersichtlich geworden. Durch das Unternehmenswachstum und auch neu hinzugekommene Programmmodule wurde die Berechtigungsvergabe immer komplexer. CBW entschied sich deshalb im Jahr 2020, in eine neue Systemversion von VIA-S zu investieren. Diese Entscheidung hat sich in jedem Fall gelohnt. Die CBW vertraut nun auf das neue rollenbasierte Berechtigungssystem, das mit dem VIA-S Systemmanager M7 umgesetzt wurde. Je nach Aufgabengebiet wurden entsprechende Rollen angelegt, so dass Mitarbeiter schnell und einfach einem Bereich zugeordnet werden können - egal ob Abrechnung, Controlling oder Finanzbuchhaltung. Durch das rollenbasierte Konzept können die Zugriffsrechte nun übersichtlich gestaltet und auf Knopfdruck neuen Mitarbeitern zugewiesen werden.

So leicht wie das neue System in der Finanzbuchhaltung Schritt für Schritt umgesetzt wurde, war die Fortführung in der Auftragsbearbeitung dann allerdings nicht. "Die Rollen wurden leider nicht sofort in der Auftragsbearbeitung übernommen." Nach Analyse von DOBRICK + WAGNER stellte sich schnell heraus, dass veraltete Berechtigungsdaten nicht entfernt worden waren und so konnte das Problem sofort behoben werden. "Der Support von DOBRICK + WAGNER ist extrem schnell und zielführend. Unsere Mitarbeiter können sich

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Aufgenommen am: 22.02.2021 17:00:24
Kontakt:DOBRICK + WAGNER SOFTWAREHOUSE GMBH Frau Susan Romeike Hohenbuschei-Allee 2 44309 Dortmund fon ..: 0231.9745-0 web ..: http://www.dobrick-wagner.com email : info@dobrick-wagner.com
Firmenporträt:DOBRICK + WAGNER entwickelt seit 1987 Softwarelösungen spezielle für das Sozialwesen. Die Umsetzung der Anforderungen des Bundesteilhabegesetzes (BTHG) und die fortschreitende Digitalisierung stehen in den letzten Jahren im Fokus der Weiterentwicklung. Soziale Einrichtungen der Caritas, Lebenshilfe, Diakonie, Arbeiterwohlfahrt und viele weitere vertrauen dem Spezialisten aus Dortmund

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